No âmbito da análise funcional aplicada à classificação de documentos, a identificação das funções desempenhadas por uma instituição deve preceder a análise das atividades e dos atos administrativos que as compõem, pois as funções representam o nível mais estável e abstrato da estrutura orgânica, enquanto as atividades e os atos são mais suscetíveis a alterações ao longo do tempo. Nesse sentido, um plano de classificação funcional construído a partir das funções institucionais tende a ser mais duradouro e a refletir melhor o contexto de produção documental do que um plano estruturado exclusivamente com base na estrutura organizacional vigente.